Holmes開発者ブログ

契約マネジメントシステム「ホームズクラウド」の開発者ブログです

第2回 場のデザイン

Holmesでスクラムマスターの役割を担っているid:tomoya_misudaです。

引き続きファシリテーション協会のセミナーで学んだことを紹介します。 今回は、場のデザインです。会議が終わらない、みんなに発言してほしい、和やかに進めたい、厳格に伝えたいなど、会議の準備に悩んでいる方に読んでもらいたいです。

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場のデザイン

www.faj.or.jp

場のデザインとは

参加者が主体性を持って会議に参加できるようにすることです。そのために、事前準備として5つの項目を決めます。また、机椅子の配置なども会議によって変更します。参加者が話しやすい場を設定することが重要です。

事前に決める5つの項目

  1. 目的:何のために実施するか。

  2. 目標:会議の終了時、どうなりたいか

  3. 進め方:時間配分やワークの方法

  4. メンバーと役割:参加者と参加者の役割

  5. ルール:会議の約束

上記の5つを事前に決めて、会議を実施できるとベストです。しかし、準備に時間が取れない場合は、目標まで決めておきたいです。 スクラムは、スクラムガイドに5つの項目を決めるために必要なことが記載されてます。参考になると思います。

例としてチームのレトロスペクティブ(振り返り)を紹介します。

※レトロスペクティブ(振り返り)
1.目的:品質と効果を高める方法を計画する。
2.目標:メンバーのチームのやりたいこと、やって欲しいことを把握する
3.進め方:ドラッカー風エクササイズ
4.メンバーと役割:開発者、プロダクトオーナー、スクラムマスター 、スクラムマスター は時間、ワークの進捗を管理する
5.ルール:他者が発表している時は傾聴する

ドラッカー風エクササイズは、弊社の吾郷さんが書いた記事を参考にしました。 tech.holmescloud.com

場の雰囲気をデザインする

机と椅子の配置を決めたり、参加メンバーの緊張をほぐすためにアイスブレイクも有効です。また、WEB会議でコミュニケーションのやり方を合わせることも重要です。

机と椅子の配置は、2つのパターンを使い分けてます。基本的は、下図のパターン1を利用してます。一緒に参加していることをイメージすることができます。パターン2は、司会や進行に徹する時に利用します。机と椅子の配置で場の雰囲気を作ることもできます。

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WEB会議の場合は、コミュニケーションのレベルを参加者で合わせることです。参加者が多く集まっている場があると、人数が多い箇所や司会役がいる箇所がメインとなり話し合いが行われます。また、カメラがONできない場合は、全員カメラをOFFにする工夫をしてもいいと思います。やはり、face to faceの方がコミュニケーションは円滑に進みます。

まとめ

参加者が主体性を持つには、目的や目標が必要です。今、議論していることに一貫性がないと他の業務や違う話題に変化します。また、タイムボックスがうまく行かないこともあります。しっかりとした目標と成果があれば、その時間を設定することに意味があります。会議毎に5つの要素を設定して改善していこうと思います。

最後に

ブログを読んで頂き、ありがとうございます。 Holmesはエンジニア・デザイナーを募集しています。
興味がある方はぜひこちらからご連絡ください!

lab.holmescloud.com

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